Il WordCamp Europe 2024 si è tenuto a Torino, dal 13 al 15 giugno 2024. Questo articolo raccoglie i miei pensieri con un punto di vista di chi è stata nell’organizzazione, e racconta anche un po’ di storia personale.

Non c’è due senza tre

Questa era la terza volta che la community italiana di WordPress presentava la candidatura per ospitare il WordCamp Europe a Torino. La prima volta fu nel 2017 per l’edizione del 2018. Francesca Marano, Lead del team Content del WCEU 2017 a Parigi, lanciò l’idea di candidarsi per ospitare il WCEU in Italia, idea che fu accolta con entusiasmo dalla Community.
Analizzando i punti di forza delle diverse città italiane, la scelta cadde su Torino. Oltre ad avere i requisiti richiesti (Aeroporto internazionale, venue adatta, e forte community di WordPress), Torino aveva un punto in più: il supporto della città, attraverso Turismo Torino, un ente per lo sviluppo turistico della città, che affianca in fase di candidatura le organizzazioni che vogliono organizzare eventi internazionali a Torino.

La città scelta per ospitare l’edizione 2018 fu Belgrado: un WordCamp davvero straordinario, in cui io ho fatto la volontaria.

Nel frattempo, la community italiana si rafforzava, organizzando WordCamp e WordPress Meetup. Così, ci riprovammo e ripresentammo la candidatura per ospitare il WordCamp Europe nel 2020.

Per la seconda volta fu scelta un’altra città: Porto. Questa volta, la delusione fu maggiore. La community italiana era forte e coesa. Un WordCamp Europe in Italia sarebbe stato il riconoscimento di questa realtà, e sentivamo che avrebbe dato un ulteriore spinta al suo rafforzamento.

E poi vennero la pandemia e il lockdown. Il WordCamp Europe si tenne per due edizioni (2020 e 2021) online.

In Italia le community locali dovevano riorganizzarsi. Decidemmo di riunire le forze e organizzare un unico WordCamp Italia: in versione online (2020 e 2021) e, finalmente, in presenza nel 2022. Ma la pandemia aveva lasciato un triste eredità: la difficoltà e la paura di incontrarsi dal vivo. Così nessun pensò più alla candidatura per ospitare il WCEU in Italia.

Fino all’annuncio di Atene come città ospitante il WCEU 2023. Poco prima che venisse data la notizia ufficiale sul palco di Porto, moltissime persone ci chiesero se sarebbe stato in Italia. L’aspettativa internazionale era alta e la community italiana si stava riprendendo. Lì, all’after party del WCEU 2022 a Porto, decidemmo di riprovarci.

Aprimmo la discussione, valutammo che Torino era ancora una buona proposta, scegliemmo la squadra del team (nazionale) che avrebbe sottomesso la candidatura e decidemmo che io, da torinese, avrei materialmente sottoposto la candidatura e avrei guidato il team Local. Ripresi i contatti con Turismo Torino, preparammo il sito, e a dicembre 2022 inviammo la nostra candidatura.

Nel frattempo molte persone della community italiana (tra cui io) erano già impegnate nell’edizione di Atene.

Il 21 marzo 2023 la call con il team internazionale: Torino era stata scelta per ospitare il WordCamp Europe 2024! Non ci potevo (quasi) credere!

I mesi di organizzazione

Tra aprile e giugno 2023 mi divisi tra l’organizzazione del WCEU ad Atene (nel frattempo ero diventata co-lead del team content, ma questa è un’altra storia) e la preparazione delle basi per il 2024.

L’intera community italiana era coinvolta nel processo: preparammo il video di presentazione (Lopo: sei un grande) e molte persone della community entrarono nel team organizer di Atene. Lo scopo era osservare il lavoro dei diversi team in modo da arrivare con la giusta preparazione a settembre.

Chiusa la Call for organizers, vennero scelti i team. Tutte le persone attive nella leadership (e non) della community italiana si candidarono (!) ed entrarono con diversi ruoli nell’organizzazione.

Sono stati mesi intensi ed impegnativi. Organizzare l’evento WordPress più grande al mondo richiede tempo ed energie. Tutte le persone del team organizers prestano la propria attività in modo gratuito, e spesso a discapito del proprio lavoro (pagato). Ma che esperienza!

Lavorare insieme, seppur in team separati, ha reso più forte la nostra community italiana. E l’energia che ci portiamo dietro alla fine è moltissima.

Il mio rammarico, qui, è che non sono riuscita a fare quello che mi ero riproposta: aggiornare continuamente la community dello stato di avanzamento dei lavori e stare vicino a tutte le persone coinvolte nell’organizzazione, supportandole del lavoro non facile dei team. Infatti, a differenza dell’organizzazione di un WordCamp locale, il WCEU ha un’organizzazione più ampia, e chi lavora nei team non sempre vede il quadro di insieme che si compone lentamente. Per questo, si può provare un senso di disorientamento e, talvolta, di frustrazione.

Tutte le comunicazioni, inoltre, avvengono in inglese. Questa può essere un forte elemento di blocco. Comunicare il proprio pensiero, soprattutto durante le riunioni in video, usando una lingua che non si padroneggia è complesso e, talvolta, frustrante. Spesso ci sembra di perdere dei pezzi (sì, anche chi lo padroneggia benino), ci freniamo nel parlare, non ci sentiamo a nostro agio. Il parlarne a livello di community, scambiarci le informazioni su cosa stava succedendo nei team, esprimere i nostri dubbi, ci avrebbe aiutato a vivere ancora meglio l’esperienza.

Non ho avuto le forze per fare da collante e da riferimento come avrei voluto. A volte, però, il corso della vita va da un’altra parte. E noi dobbiamo prenderne atto (anche se il rammarico rimane).

Finalmente in scena!

E così, settimana dopo settimana, giorno dopo giorno, il puzzle si è composto. Tutti i team hanno lavorato sui propri compiti in modo eccellente (e di questo parlerò più avanti)!

Il conto alla rovescia annunciava l’avvicinarsi della data di inizio e la tensione, ma anche l’eccitazione, cresceva. Aumentavano i post sui social delle persone che via via si preparavano per raggiungere Torino.

Dai primi di giugno iniziavano i post di chi era già in città ed esplorava la sua bellezza. Foto di musei, strade, ristoranti. Persone sorridenti e gioiose. La festa era iniziata!

Nel fine settimana del 9 giugno moltissime persone dell’organizzazione sono arrivate in città, e sono iniziati gli incontri di molti team. Dopo mesi di lavoro via web, incontrarsi di persona, spesso per la prima volta, è stato piacere sincero.

Come ogni WordCamp Europe, sono stati moltissimi gli eventi eventi collaterali organizzati anche prima dell’inizio ufficiale del WCEU. Tra cui l’ormai tradizionale Pre-event Picnic organizzato da Patricia BT and Michelle Bulloch, mercoledì 12 giugno 2024, che, oso dire, è l’evento che ormai dà il via al WCEU!

Ufficialmente, però, il WCEU è iniziato con il Contributor Day, giovedì 13 giugno, la giornata dedicata alla contribuzione al progetto Open Source WordPress. Il numero di posti era fissato a 600, anche per offrire una migliore esperienza di dialogo e contribuzione. I posti sono andati via in pochissimi giorni, e molte persone sono rimaste fuori. Questo ha generato qualche lamentela sui social. Capisco, ma qui la mia domanda è: come fare ad organizzare un CD con numeri più grandi mantenendo la stessa possibilità di rendere l’esperienza piacevole, non caotica, arricchente anche dal punto di vista del dialogo tra le persone e con l’accesso a internet funzionante?

Venerdì 15 giugno 2024 Lingotto Fiere ha aperto le porte a oltre 2500 persone partecipanti e subito è stato un risuonare di saluti, sorrisi, abbracci, incontri con persone conosciute, nuove conoscenze. La magia di ogni WordCamp si stava di nuovo realizzando!

La mia settimana del WCEU24

Il 10 giugno 2024, alle 4 del pomeriggio, mia mamma è passata oltre, a 91 anni.

La sua salute era peggiorata improvvisamente con una crisi cardio respiratoria il 26 dicembre 2023. È stata ricoverata un mese in ospedale tra la vita e la morte. Di quel gennaio ricordo le lunghe ore passate ad osservarla respirare (con l’aiuto dell’ossigeno) e chiedermi se sarebbe stato il suo ultimo respiro. In quel mese non ho pensato ad altro se non a lavorare e a correre in ospedale appena riuscivo, facendo i turni con le mie sorelle per coprire pranzi e cene in modo da assistere mamma per i pasti. Vivere a 60 chilometri dalla città in quel periodo non ha aiutato. La priorità era mia madre, e ho completamente trascurato l’organizzazione del WCEU.

Tra peggioramenti e improvvisi miglioramenti (a chi mi chiedeva dicevo che mi sembrava di stare costantemente sulle montagne russe), gennaio è passato e l’ospedale ha predisposto il trasferimento in una residenza sanitaria assistita (RSA). Lei aveva ripreso a respirare senza ossigeno, aveva il morale alto (è sempre stata lucida e cosciente fino alla fine) e si stava riprendendo, anche se non riusciva più a camminare.

Con il suo inserimento in RSA, la mia vita ha preso un ritmo diverso. Non c’era più bisogno di assistenza continua, e io cercavo di andare il più possibile, soprattutto nei fine settimana, ma senza l’angoscia e l’urgenza di gennaio. Ho ripreso a pensare all’organizzazione del WordCamp Europe, anche se la mia testa era fissa sul pensiero di mia madre. Ho ripreso a fare le riunioni di Team Leads, sempre mentre ero in visita da lei (il giovedì era il giorno infrasettimanale che le dedicavo).

A maggio ha avuto un altro peggioramento. I momenti in cui sembrava migliorare si alternavano a quelli in cui peggiorava. Ma ormai era chiaro che era nella fase del declino finale e non si sarebbe ripresa. Aveva smesso di mangiare, parlava poco e a fatica. Ma aveva ancora la stessa forza di volontà che ha caratterizzato la sua vita. Avevamo ancora da dirci tante cose, e lei non era ancora pronta ad andare.

Domenica 9 giugno mi sono trasferita a Torino, e ho passato tutta la giornata da lei. Volevo dedicarle tutte le ore possibili sapendo che dal mercoledì sarei stata impegnata e non sarei potuta passare a trovarla. È stata una giornata incredibile: era vigile, attiva, piena di energie: ha persino mangiato (anche se non riusciva ormai più a deglutire le cose solide)! Abbiamo chiacchierato, riso, fatto le parole crociate. Alla sera, a cena con il mio amico Enrico, ho detto che mi sembrava un miracolo. Invece era la miglioria della morte, la fase di sorprendente miglioramento e lucidità che precede la morte, come ho scoperto dopo (per fortuna).

Lunedì 10 giugno, sono passata da Lingotto Fiere per portare gli scatoloni con i laccetti per i badge, le spillette e gli adesivi che per praticità avevo fatto spedire dall’organizzazione centrale (WordCamp Central) a casa mia, e sono tornata in RSA. Lei mi ha salutata e sorriso. Era in uno stato allucinatorio, tra sonno e veglia. Parlava a voce alta, sognava di ordinare da mangiare, di bere il caffè, di cucire (la sua passione). Ogni tanto mi guardava e mi chiedeva conferma del fatto che stesse sognando. Il dolore era controllato da un cerotto a lento rilascio di oppiacei, e lei era serena e, comunque, conoscente. Alle 3 e un quarto del pomeriggio ha ringraziato l’infermiera e la OSS che l’avevano medicata e cambiata. Poi si è assopita. Alle 3,40 il suo respiro e il suo cuore si sono fermati. Io ero lì che l’abbracciavo.

Da quel momento in avanto i miei ricordi si fanno confusi, si sovrappongono, perdono la sequenzialità temporale. Ricordo il funerale il mercoledì mattina, e poi la cena aziendale la sera. Del Contributor Day ricordo pochissimo. Ricordo l’impegno al MAUTO per il Social Event, il giovedì sera. Di cosa ho fatto i giorni seguenti ho solo flash. Rivedo le foto, trovo le persone, rivedo momenti e mi chiedo: io dove ero? Cosa facevo? Boh1.

Avevo parlato spesso a lungo con mia madre di questa mia esperienza nell’organizzazione del WordCamp Europe. Lei era orgogliosa, gli occhi le si illuminavano e voleva sapere i dettagli. Mi seguiva quando facevo le riunioni mentre ero da lei. Non avrebbe voluto per nulla al mondo che io mancassi quest’appuntamento. Non riesco a togliermi dalla testa che abbia voluto andarsene prima, in modo da permettermi di esserci senza il pensiero di lei sofferente in RSA. Il suo ultimo gesto d’amore nei mei confronti.

Cosa mi porto a casa dall’esperienza del WCEU24

Ho riflettuto su questa domanda per due settimane, e ancora ci rifletterò. Scriverne mi aiuta a fissare i pensieri e mi fornisce una to-do list da seguire l’anno prossimo, in cui sarò, con Steve e Uros, alla guida dell’organizzazione del prossimo WCEU25 a Basilea.

Cosa serve per organizzare un evento internazionale (il più grande al mondo in ambito WordPress)?

In due parole: disponibilità e apertura.

Per lavorare in un team internazionale delle dimensioni usuali per un WordCamp Europe (dalle 50 alle 80 persone come media) occorre avere la disponibilità e l’apertura verso l’ascolto. Occorre avere la capacità di mediare le proprie posizioni e armonizzarle con quelle degli altri.

Le differenti culture che si incontrano sono la vera sfida. Non dare mai per scontato che le altre persone abbiano la nostra stessa visione della realtà. Le incomprensioni maggiori nascono proprio dai nostri bias culturali. Occorre avere una mente aperta, e interrogarsi continuamente se quello che pensiamo e proponiamo hanno lo stesso significato per le persone che arrivano da altri Paesi.

L’astenersi dal giudizio, suggerimento sempre valido in ogni interazione umana, in un contesto internazionale acquista ancora più valore e forza. Avere sempre la consapevolezza che stiamo lavorando insieme per lo stesso obiettivo: creare un evento di comunità accogliente e divertente.

L’impegno, in termini di tempo, è notevole. Ci sono team più impegnati all’inizio dell’organizzazione, altri più durante l’evento, altri lavorano moltissimo tutto l’anno. Occorre saper dosare le proprie forze, e mantenere l’impegno preso. Ma sapere anche che la vita succede, e che possiamo fare un passo indietro, per non rallentare o danneggiare il proprio team. Ed è un impegno volontario: non è un obbligo, ma bisogna portarlo avanti nel migliore dei modi. Divertendosi e imparando da chi ha più esperienza di noi.

E, soprattutto, bisogna imparare ad affidarsi e avere fiducia nelle capacità e competenze degli altri. Facendo tesoro dell’esperienza degli anni precedenti e del feedback di chi partecipa e vede le cose dall’esterno.

Gli elementi di successo

Da giorni scorro la timeline dei social per leggere commenti e valutazioni e leggo le risposte al questionario inviato a chi ha partecipato. Fino ad ora ho trovato pochissime (per non dire nessuna) valutazioni negative, alcune cose da migliorare (ogni feedback è tesoro prezioso: grazie a chi ha dedicato tempo per lasciarlo!), e decine e decine di commenti positivi ed entusiasti. Nessun flame, nessuna discussione degenerata in caciara, nessun dramma. Mi sento di poter dire con soddisfazione: il WCEU24 a Torino è stato un successo! Cosa ha permesso di raggiungere questo risultato?

  • Il lavoro eccellente dei team
    La squadra di quest’anno è stata davvero strepitosa. Tutti i team hanno lavorano in autonomia, con i propri tempi e modalità, ma sempre in coordinamento con l’intera organizzazione, grazie anche al prezioso ruolo di chi era al coordinamento del team.
  • La guida saggia dei Lead Organizer
    Wendie, Juan e Takis sono stati capaci di guidare i team con saggezza e lungimiranza. Hanno saputo prendere le decisioni, quando era opportuno. Hanno coordinato i lavori con metodo. Sono stati sempre vigili e disponibili a supportare il lavoro dei team lead. Hanno creato un ambiente collaborativo e piacevole, all’insegna del buon umore.
  • L’attenzione alla trasparenza delle decisioni e ai temi DEIB
    È stato l’impegno preso dal team di leadership. Non aggiungo altro se non l’invito a leggere quanto è stato scritto nel documento WordCamp Europe Leaders’ Pledge.
  • L’orientamento al problem solving
    Fin dall’inizio era molto chiaro: qualsiasi problema ci possa essere, non serve la caccia alle streghe. Serve lavorare sulla soluzione.
  • Il rispetto e la gentilezza
    La maggior parte delle comunicazioni durante l’organizzazione avvengono per scritto e in modo asincrono. Spesso i team devono interagire perché un compito prevede l’apporto di diverse professionalità. Non ho mai letto parole brusche, richieste fatte in tono imperioso. La gentilezza è stata sempre una regola non esplicitata. Uno stile comune. Così come il profondo rispetto per tutte le persone e il loro lavoro.

Ma quindi, non ci sono stati problemi? Sì, sicuramente ce ne sono stati, soprattutto durante l’evento. Ma sono stati risolti grazie all’impegno, al rispetto, all’orientamento al problem solving, e, soprattutto, alla gentilezza (che, come è noto, è l’unica cosa che può salvare il mondo).

Infine, Torino ha avuto due carte vincenti nel proprio mazzo:

  • Il supporto di Turismo Torino
    Al nostro fianco fin dall’inizio, il supporto di Elisa e Roberta (e del loro ufficio) è stato insostituibile. Non ho parole per esprimere la mia gratitudine.
  • La competenza e professionalità del team di GLEvents
    L’esperienza di Rosella e Elisa, e delle persone della loro azienda che ci hanno affiancato in questa avventura, ci hanno permesso di risolvere tutti i (piccoli o grandi) intoppi. Sempre disponibili, sorridenti e con soluzioni possibili. Certo è il loro lavoro, ma farlo sorridendo non è scontato.

Il vero valore: le persone

Alla fine di ogni WordCamp mi ritrovo a dire che sono eventi magici. E ancora una volta lo confermo: il WCEU24 è stato magico.

Ed è una magia che si ripete grazie alle persone. I WordCamp sono, in primo luogo, fatti per favorire l’incontro della community. Una community accogliente e solidale, capace di stringersi attorno alle persone che ne fanno parte, capace di sostenere con affetto e attenzione. Capace di prendersi cura e farsi carico. Capace di divertirsi e con la voglia di incontrarsi.

Una comunità che si è stretta a cerchio intorno a me in questi mesi faticosi, e che mi ha protetta, in questo WordCamp, così difficile per me.

Una comunità che mi ha cambiato la vita e che non mi stancherò mai di ringraziare.

PS: lo swag

Per la prima volta in un WordCamp non ho praticamente girato per gli stand degli sponsor a prendere swag.

Ma sono tornata a casa con moltissimi regali che le persone mi hanno fatto: piccoli tesori che, insieme ai tanti messaggi, parole e abbracci, mi ricordano l’affetto di cui ho la fortuna di essere circondata.

  1. L’app sul mio telefono dice che ho fatto 99.540 passi nella settimana dal 9 al 15 giugno, per un totale di 68.5 KM. Quindi una cosa la so di certo: ho camminato molto! ↩︎
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